用 Copilot 3 個步驟把 Word 和 PPT 變成自動導航，寫報告省下 2 小時

你是不是也常遇到這種情況：主管叫你趕快出一份報告，你打開 Word 或 PowerPoint，盯著那個空白的白色頁面看了十分鐘，腦袋一片空白，完全不知道第一句要寫什麼？

其實，現在不用再這樣折磨自己了。Microsoft 幫 Copilot 升級了，它現在不再只是個「會聊天」的助手，而是變成了一個會直接幫你動手做事的「數位小秘書」。

簡單來說，以前的 AI 像是一個給你建議的顧問，你問他「怎麼寫比較好」，他給你幾個點子；現在的 Copilot 則像是一個實習生，你跟他說「幫我寫一份前言」，他直接把文字打在你的文件裡。

在 Word 裡，Copilot 現在直接住在你的編輯頁面中。你可以把它想成是一個「超級草稿機」。

具體怎麼操作？

直接下指令：在頁面頂端的 Prompt 欄位（就是那個輸入框，你可以把它想成點餐單，說得越清楚，AI 做得越準）輸入你的需求。例如：「幫我寫一段 200 字的 AI 聊天機器人書籍前言，語氣要親切、好懂，讓完全不懂技術的人也能讀得下去」。
餵它參考資料：如果你已經有一些雜亂的筆記或舊文件，點擊那個「+」號，把檔案丟給它。這就像是告訴實習生：「參考這份資料，幫我把它整理成正式的報告」。
快速微調：AI 出來的初稿可能有點生硬（就像很多 AI 寫的東西一樣，有種「翻譯感」），這時候你只要對著那段文字下指令，叫它「再幽默一點」或「把這段縮短成兩句話」，它就會立刻幫你改好。

除了 Word，Copilot 在 Excel 和 PowerPoint 裡的表現也讓很多上班族驚訝。你可以想像成，你不再需要記憶那些複雜的函數公式，也不需要花三小時在調整投影片的排版。

在 Excel 裡，你可以這樣用：

不用背公式：你不需要記得 VLOOKUP 或 SUMIFS 怎麼寫，直接告訴 Copilot：「幫我分析這份銷售表格，找出上個月成長最快的產品」，它會直接幫你算出結果並標記出來。
快速視覺化：如果你想把數據變成圖表，不用在那邊點選範圍，直接說「幫我把這組數據變成圓餅圖」，一秒搞定。

在 PowerPoint 裡，你可以這樣用：

一鍵生成投影片：最強的功能就是「把 Word 變成 PPT」。你只要給它一份寫好的 Word 報告，告訴它「根據這份文件幫我做 5 頁的簡報」，它會幫你分好頁、寫好標題，甚至幫你配好圖片。
快速調整排版：如果你覺得某頁太擠，可以直接叫它「把這頁內容精簡成三個重點」，它會自動幫你重新排版。

雖然 AI 很強，但有些人可能覺得在寫作時被 AI 提醒很分心，或者單純不習慣。如果你想讓 Copilot 消失，方法很簡單：

Windows 用戶：點擊 檔案 (File) $ ightarrow$ 選項 (Options) $ ightarrow$ Copilot $ ightarrow$ 取消勾選 啟用 Copilot。
Mac 用戶：打開 App 選單（例如 Word） $ ightarrow$ 偏好設定 (Preferences) $ ightarrow$ Copilot $ ightarrow$ 關閉即可。