為什麼接案最痛苦的不是工作，而是「追錢」？
如果你也是接案者或小公司老闆，一定有過這種經驗：明明工作做完了，但對帳時發現有些款項還沒收到，結果得尷尬地在 LINE 上傳訊息問客戶：「不好意思，請問上次的款項…」
很多人覺得用 Excel 紀錄就好，但 Excel 太死板，每次要更新還要打開檔案、找儲存格。其實，你可以把 Notion 當成你的「數位財務管家」。
Notion 的強大之處在於它不是單純的表格，而是一個可以隨意變形的資料庫。 你可以把它想成一個「會自動分類的抽屜」，讓你知道每一筆錢現在走到哪一個階段了。
只要 3 個步驟，打造你的「請款追蹤器」
不需要你是工程師，也不需要會寫複雜的公式，只要按照下面這個邏輯設定，你就能在 5 分鐘內建立一套系統。
第一步：建立基礎資料庫（Database）
在 Notion 開啟一個新頁面，選擇 /database（資料庫）。你需要設定以下幾個關鍵欄位：
- 客戶名稱（文字）：誰要付錢？
- 金額（數字）：設定為台幣 TWD，這樣一眼就能看出總額。
- 發票日期（日期）：記錄你什麼時候開單的。
- 狀態（單選選項）：這是最重要的一環！請設定三個選項：
待開單$ ightarrow$已發出$ ightarrow$已付款。
第二步：切換到 Kanban 視圖（看板模式）
這是整套系統的靈魂。你可以把 Kanban 視圖 想像成一塊大白板，上面貼滿了便利貼。在 Notion 的資料庫上方點擊「+ Add view」，選擇 Board（看板），並將分組設定為「狀態」。
這樣你的畫面會變成三個欄位：
- 待開單：還沒處理的項目 $ ightarrow$ 看到這裡就趕快開單！
- 已發出：錢在路上的項目 $ ightarrow$ 如果在這裡待超過 7 天沒動，就是該提醒客戶了。
- 已付款：大功告成 $ ightarrow$ 把它拖到這裡，心情會非常爽快！
第三步：利用 Notion AI 自動化提醒
如果你有訂閱 Notion AI，你可以直接在頁面中請 AI 幫你寫「催款信」。
你可以這樣下指令（Prompt）：
「請幫我寫一封委婉但專業的催款信，對象是長期合作的客戶，提醒他發票編號 #123 已經過期三天，語氣要像好朋友一樣親切，不要讓對方覺得我在逼債。」
就像點餐一樣，你說得越清楚（例如：對象是誰、過期多久、要什麼語氣），AI 給你的草稿就越精準，你只需要微調名字就能直接貼到 LINE 或 Email 送出。
這樣做能省下多少時間？
我們來算一筆帳。如果你每個月有 10 個客戶：
- 傳統做法：翻 LINE 紀錄 (10min) $ ightarrow$ 對照銀行對帳單 (20min) $ ightarrow$ 手動更新 Excel (10min) $ ightarrow$ 思考催款措辭 (20min) = 每次對帳花 60 分鐘。
- Notion 做法：打開看板 $ ightarrow$ 拖曳狀態 (10sec) $ ightarrow$ AI 生成催款信 (30sec) $ ightarrow$ 送出 = 每次對帳花 2 分鐘。
給接案者的最後建議
很多接案者害怕「談錢」會破壞關係，但事實上，最專業的表現就是讓金流透明且有系統。當你用一套清晰的系統管理請款時，你不再是「在討錢」，而是在「管理流程」。
不用再去翻那些沒完沒了的聊天紀錄了，把時間拿來接更多案子或休息吧！
現在就打開 Notion，建立你的第一個請款看板試試看吧！
